【导语】“薄荷猫王”通过精心收集，向本站投稿了6篇文秘日常工作会议流程，下面小编给大家整理后的文秘日常工作会议流程，欢迎阅读与借鉴!
篇1：文秘日常工作会议流程
组织日常工作会议也是文秘的主要工作之一，日常工作会议也是一门大学问，下面一起来学习日常工作会议主要流程吧。
日常工作会议主要流程：
会后工作。提到了会中工作所要注意的几个事项，详情请阅读本文。
1.会议文件资料的立卷归档
1)会议文件的收集整理工作
(1)确定会议文件的收集范围。
(2)选择收集会议文件的渠道。
(3)运用收集文件的不同方法。
2)会议文件的立卷归档
把会议过程中的一整套材料，包括通知、领导报告和讲话、会议记录或纪要、会议简报、会议报道等，进行分类立卷归档。
2.会议经费结算工作
(1)收款的方法和时机。有些会议要由与会代表向主办方支付一些必要的费用(如资料费、培训费、住宿费、餐饮费等)。
①应在会议通知或预订表格中详细注明收费的标准和方法。
②应注明与会人员可采用的支付方式(如现金、支票、信用卡等)。
③如用信用卡收费，应问清姓名、卡号、有效期等。
④开具发票的工作人员事先要与财务部门确定正确的收费开票程序，不能出任何差错。如果有些项目无法开具正式发票时，应与会议代表协商，开具收据或证明。
(2)在订购各种设备和享受服务时，应掌握付款的方法和时间。
3.安排与会人员返程
案例
天地公司邀请全国的客户到新疆乌鲁木齐参加风韵公司新开发的系列化妆品的洽谈订货会。秘书初萌负责安排与会人员的返程工作，初萌想先解决容易预订的近处与会者的车票问题，再慢慢解决北京等远地难以解决的车票预订问题，而且她想当然地认为，只要为大家尽可能预订火车硬卧票就行了。结果，部分代表因不能及时拿到返程的车、机票而对主办方十分不满。有些代表拿到票后，又要求更换车票或退票，结果闹得大家不欢而散，使洽谈订货会的工作成果大打折扣。
分析
会议结束并不意味着会议工作就结束了，有外咳嗽辈渭拥幕嵋橛Ω莼嵋榈某ざ獭⑼獠坑牖崛耸嗌俚惹榭黾霸绨才藕糜牖崛嗽钡姆党淌乱恕W龊糜牖崛嗽钡姆党坦ぷ鳎饕ㄒ韵铝降
1.提早做好与会者的票务登记预订工作
(1)应根据会期长短、外地与会人数多少等实际情况和人员的返程事宜，及早安排好外地与会者的行程。
(2)要事先了解外地与会人员对时间安排、交通工具的要求，尊重他们的意愿。
(3)一般情况下，要按先远后近的次序安排返程机票、车票的预订事宜，要掌握交通工具的航班、车次等情况，尽早与民航、铁路、公路、港口等部门沟通联系，提前预订好飞机、火车、汽车、轮船票。
(4)届时应编制与会者离开的时间表，安排好送行车辆，派人将外地与会人员送到机场、车站、港口，待他们乘坐的交通工具起程后再返回，如有必要，还应安排有关领导同志为与会人员送行。
2.帮助与会者提前做好返程准备
(1)提醒与会者及时归还向主办方或会议驻地单位借用的各种物品。
(2)提醒与会者及时与会务组结清各种账目，开好发票收据。
(3)帮助与会者检查、清退房间，避免遗忘各种物品。
(4)准备一些装资料的塑料袋和捆东西的绳子等物品，以备急需。
(5)帮助部分与会者托运大件物品。
4.会议总结
总结工作要以科学的绩效考评标准为指导。绩效考评标准是指对会议工作人员绩效的数量和质量进行评价的准则，它应具有完整性、协调性和比例性。
(1)会议工作总结要根据岗位责任制和工作任务书的内容逐条对照检查。总结工作的方法如下。
①检查会议目标的实现情况。
②检查各个小组的分工执行情况。
③将员工自我总结和集体总结相结合。
④以总结经验、激励下属、提高工作水平为目的。
(2)决定会议效果的主要因素有以下几个。
①是否具有召开会议的必要。
②会议准备得是否充分。
③议程是否科学合理。
④主持人的能力水平。
⑤是否严格控制了会议人数。
⑥与会人数是否达到了有效交流信息并形成有效决议的最低限度。
会议流程及服务安排
一、会前准备
1、办公室人员收到会议通知，首先需问清楚会议服务要求，然后将具体安排转告会务工作人员，由会务工作人员准备会议前工作，了解与会人员的相关资料，并做好会务登记，保持良好的信息沟通，促进会议的顺利进行。
2、确定会议的出席人数，根据与会人员情况及会议规格适时调整会议场地，并对会场的各项设施进行认真检查。
3、草拟会议议程，经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排，议程中应涵盖主题、时间、地点，参加人员及议题安排等具体事项，开会之前要将会议议程传达给与会人员。
4、合理安排相关会务工作人员，其工作人员要做到以下几点：
(一)仪容仪表
(1) 着装统一整洁，不穿拖鞋、响钉鞋。
(2) 接待人员短发不遮眼，长发后梳成马尾或盘髻。要求化淡妆，不浓妆艳抹，不佩戴首饰。
(3) 坐站姿势规范端庄，不翘腿。
(二)语言
(1) 语调温和亲切，音量适中，普通话规范。
(2) 语言文明礼貌，适时运用“您好”、“您请用”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“没关系”等礼貌用语。
(3) 对服务对象主动打招呼，不漫不经心，不粗言粗语，不大声喧哗。
(三)态度
(1) 敬业、勤业、乐业，精神饱满，彬彬有礼。
(2) 微笑服务，态度诚恳、热情、周到。
(3) 工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉。
(4) 解释问题有礼有节。
(四)纪律
(1) 会议服务前不吃异味食品。
(2) 不在会议期间使用电话。
(3) 服务过程中不打哈欠、喷嚏、挖耳鼻。
(4) 严格遵守职业道德。
5、办公室应在会议召开前一天，以文件、邮件、电话等形式通知与会人员会议的时间、地点及其他具体注意事项。
6、重要会议的召开，应提前做好必要的彩排工作，会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一规范，并测试投影仪等电子设备是否能正常使用。
7、会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好，并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买;如会议结束后有安排宴会的要求，应确定宴会时间，选好宴请场所，并根据公司接待预算的金额确定菜单;宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。
8、参照与会人员的名单制作名牌，名牌以红底纸张打印，上面分别注明单位名称，名字及职位，注意文字大小适当，清楚易识。纸张裁剪规格为8.5_15.11cm,并使用两面三角名牌架摆放。
9、会场的座次安排要分清主次，特别是有贵宾参加会议的情况下，更要安排妥当。座椅的数量应按出席人数摆放，并多预留两到四位。
10、会务工作人员进行会场布置：
(1)检查会议室卫生情况(桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、杯具、水壶等)，确保会议室整洁及会议用品的清洁。根据与会人员的人数摆放好演讲台、桌椅、横幅(会标)、桌牌、花草、签到桌、指示牌、果盘、笔、本、会议议程及其他会议所需要的文件。
(2)采用拉线的方式，确保桌椅、杯具等会议用品的整齐摆放。摆放花卉时，如椭圆长桌中间空地、会议室角落，另外会议桌上也可订做鲜花花束，但要把握好尺寸，不可过大过高，花卉颜色可视会议主题而定。
(3)根据会议议程，合理安排与会人员的座位、座牌、发言人、领导人讲话顺序、其它会议物品以及是否需要音乐、是否需要投影仪等，及时检查确保所需物品的齐全，做好会议前的准备工作。
(4)根据发言人位置摆放话筒，并调试(话筒位置的高低、效果及接口等)，确保话筒及音量正常，如需要音乐，要提前试播，确保正常播放;如需要投影仪，则根据会议实际需要确定投影仪、幕布的摆放位置，由工作人员进行调试。准备并调试好备用话筒，以备会议过程中话筒突发情况，及时更换。
(5)会议所需的备品要按以下要求摆放：
座位的正前方摆放座次牌，右手正前方杯垫及水杯(杯把向右侧转45度)，靠近水杯位置摆放消毒湿巾(也可不备)，左手前方可放置水果或瓶装纯净水(以防领导不喝茶水)，正中放置笔记本、会议议程、会议资料及其他与会议相关的纸质文件，文件右侧则摆放签字笔。其他物品，如激光笔、抽取式纸巾等可随机摆放，注意桌面整齐划一，不可过于拥挤、杂乱。
具体细节：
①茶杯：茶杯定位。拇指和食指拿杯把，杯把要求对齐椅子的右侧扶手，摆放成一条直线，茶杯盖上的花竖与杯把垂直，茶杯上的标记一致对准客人，摆放统一。
②杯垫、玻璃杯：拇指与食指拿起杯垫放在茶杯的左侧，杯垫上两个花瓣的夹角对准客人，与茶杯的距离约为1CM，手指握住玻璃杯的底部摆放在杯垫上，切勿用手指碰杯壁，杯底的花纹要以竖条纹对准客人。
③矿泉水：摆放时，拇指与食指握住矿泉水的两个红标摆在杯具的左侧，与其旁边的玻璃杯一指之隔，汉字标志一面对准客人。
④毛巾托：毛巾托竖着放在杯与玻璃杯中间的正前方约2CM处。 ⑤笔记本、会议资料等文件：对齐桌子外沿，对准椅子正中。 ⑥笔：放在笔记本、会议资料的右侧，注意笔的标志朝上方放置。
11、会议开始前一个小时要准备好充足热水，会议进行中注意始终保持倒水的壶满，以备及时的加水。
12、准备工作的检查
会务工作人员应提前一个小时进入会场，检查会场整体效果，确保各项准备工作到位，在所有物品摆放完毕后分别检查桌子两侧的茶杯、玻璃杯、矿泉水是否在一条直线上(如不在一条直线上做适当的调整)，同时检查所有物品是否符合摆放要求(如不符合的按照摆放标准摆好)。打开电子设备，打开照明灯及通道门，做好引导工作。如需使用空调，应提前半小时开启。
13、准备工作完成后
会场外应设有与会人员签到处，签到处最好设在入口通道较明显的地方。如与会者涉及公司外部人员，可视具体需求摆设“请赐名片”名牌于签到处。然后，会前15分钟站在会议室门口两侧，双手自然交叠在腹前，面带微笑恭候与会人员的光临。在与会人员距会议室门2米处主动拉门让其进入，同时根据不同的身份和年龄使用敬语问候(如早上好、下午好等文明用语)。
二、会议过程中
1、会议开始后工作人员迅速斟倒茶水，如果需要毛巾，工作人员应先备毛巾(上毛巾的时候注意用夹子，不能用手直接拿)，再斟倒茶水。
首次倒茶后应在15分钟左右再次续水，以后每隔15分钟或20分钟续一次水，如客人杯中有茶水应征询客人意见，并礼貌地小声对客人说：“对不起，请问需要加水吗?”或做个手势，待客人同意时方可进行。可根据实际情况(领导杯中水的水量)来灵活掌握倒水时间。倒水时，右手拿暖瓶，左手的小拇指和无名指夹起杯盖，用大拇指、食指和中指握住杯把，将茶杯端起，侧身，在领导的身后缓缓倒水后放回茶杯，一切行为应在客人右手方完成。
通常会议室内不许吸烟，如特殊情况需摆放烟缸，烟缸内烟头不得超过三支应及时更换，会场中均使用托盘服务。
2、工作人员在音控室时随时注意音响监听，发现问题及时查找问题所在，并迅速解决。(及时检查话筒、调音台、功放机、协调器、音响等设备的连接情况)。
3、根据会议议程，及时关注下一位发言人的话筒开关及位置，如遇到话筒突然失常，应迅速更换备用话筒。
4、会议中要注意观察主席台，察觉领导如有需要帮助时，及时上前询问。
5、如果会议过程中使用国歌、国际歌，播放过程中所有工作人 员要站立行注目礼，不准随意走动。
6、在会议过程中，遇到参会人员有特殊的要求，应尽量给予解决，如不能及时解决，请其稍等，然后立即向上一级报告，并尽快给予答复。
7、会议中间休息时，工作人员要尽快整理会场，补充和更换各种用品。
8、在会议进行中，工作人员不允许随便进出会场，要保持并维持会场秩序，使会议能够在安静的环境中顺利进行。
三、会议结束阶段
1、会议结束时，工作人员应及时打开通道门，站立两侧，礼貌相送，微笑点头，并说“慢走、再见”。
2、会后及时做好会场清理工作。检查会场内有无与会人员遗留的物品，若发现有遗留物品应迅速做好记录并及时归还。
3、会后严格做好工作，工作人员应不询问、议论、外传会议内容，不带无关人员进入会议室。
4、如单位外部与会人员有参观单位环境的意愿，在不影响单位正常办公的情况下，工作人员应做好指引和陪同工作。
5、配合拍摄人员工作，并组织与会人员在指定地点进行合影留念。如会议结束后有安排宴会，应提前与饭店工作人员确定到场时间，并通知与会人员及做好陪同和接待工作。
6、组织会场的后期整理和清洁工作。与会人员所用茶杯、毛巾等物品洗刷干净，分别消毒，桌椅擦净并摆放整齐，以备下次会议时使用，地板、地毯清理干净。(如会议室超过两天没有使用，需及时的检查会议用品的清洁、桌椅的整洁，确保会议室随时可以使用。)
7.关闭所有电器设备，话筒、空调等，带好会议室钥匙进行安全检查后离开会场。(会议室注意随手锁门，杜绝无人门开着的现象)。
四、会后服务总结
每次会议服务结束后，办公室工作人员要对会议全程的讲话内容、照片、影像等资料进行搜集和整理，以备单位以后纪念或是宣传时用。同时，针对每次会议出现的问题及情况撰写书面材料，以例会的形式进行内部讨论，总结每次会议服务过程中的优点及不足，不断进行修正和改进。
会议中心日常工作程序
早班工作安排(工作时间为：08：00~17：00)
一﹑班前:(07：50~08：00)
1.开启各个会议室大门，并检查各个会议室的设施设备是否可正常运作。如：灯光、空调。
班前例会：1.检查该班员工的仪容仪表，符合酒店的标准。
讲述当天会议室预定的情况及基本要求。
2.安排早班工作任务，员工清楚自己的工作后，
进入其负责的工作岗位。
检查备餐间物品(08：00~08：15)
1. 热水，热毛巾准备是否足够供应。
2. 检查托盘，茶壶、工作车等所需物品是否住够用。
3. 检查工作间电梯是否正常运作。大堂检查(08：00~08：15)
1. 检查电梯、灯光、空调、等设备是否运作，如有损坏，立即通知关部门进行维修。
2. 检查地面卫生是否干净，无积水。
3. 检查指示牌、电视机、休息室茶几、沙发、等环境卫生是否干净、摆放规范。
4. 检查绿化是否有枯叶，是否鲜艳。
5. 会议中心大门外的卫生情况，横幅是否正确悬挂
会场内检查(08：00~08:15)
1. 确保场内整体清洁并符合卫生标准，无污垢，无杂物，无异味，台布，用具整洁，无破损，规范统一。
2. 根据EO单的要求逐一检查会场的布置需求：横幅悬挂是否规范，字体，字距，高度是否鲜明，无错字。
3. 确认台型是否正确，是否有更变，台布颜色，铺设是否规范。
4. 椅子要摆放整齐，数量与要求的人数相符
5. 主席台，名牌卡，讲台，讲台花等等都要逐一检查，无一遗漏的检查。
6. 桌面物品 摆放规范，统一。
7. 植物、签到台、音响设备、空调、投影、灯光等设备确保会议期间完好使用。
营业时间(08：30~11:30)
1. 站会场门口迎接客人
2. 帮客人存衣
3. 指引客人入场，如客人携带资料物品较多时，应主动上前帮助提拿、协助摆放。
4. 为客人沏茶(茶水七成满)上毛巾。
5. 会场服务、茶点服务、会休服务、等工作。
11：30~13：30
1.晚班交接，顶替用膳。
2.会议结束后的复原工作
3.结账服务，摆会等工作
(会场内检查)
14:00~17:00
1.下午会议进行。
2.会场服务。
17：30~下班
1. 班后小结会。
2. 倒掉垃圾筒的垃圾
2.工作交接。
晚班班工作安排(工作时间为：11：00~19：30) (11：00~17：30)
1.班前例会
2.交接工作，顶替早班用膳
3.检查日常消耗品是否够用。
4.整理会议室的摆放、卫生情况
5.送洗及领回布草
6.了解明天的会议情况，根据订单布置场地。
7.根据易耗品的使用情况，领取货品。
8.看会服务
8.接手早班工作并完成。
(17：30~19：30)
1. 互相顶替用餐。
2. 会场结束后，引领客人退场。
3. 收拾并布置会场。
4. 收拾并整理备餐间。
5. 检查所有会场的安全隐患。
6. 关掉灯光、空调、等电源及门窗并锁好。
7. 班后总结会议，写下交接。
8. 再次巡检会议中心所以位置。
9. 向上级汇报所有工作检查完毕。
10. 较移钥匙前台。
篇2：年终工作会议流程
时 间：XX年XX月XX日(星期三)下午XX：00
地 点：XX政府4楼会议室
主 持：XX
第一项议程：全体起立，奏《国歌》。
第二项议程：请XXX党工委委员、纪工委书记XX宣读中共兰州市委组织部关于成立中共兰州XXX机关委员会的批复；宣读中共兰州XXX工委关于中共兰州XXX机关委员委员候选人建议人选的批复。
第三项议程：请工作人员宣布中共兰州XXX机关委员会第一届委员选举办法(草案)。
第四项议程：请工作人员介绍候选人简况。
(休会15分钟)
第五项议程：表决通过选举办法。
第六项议程：表决通过监票人和计票人。
第七项议程：投票选举中共兰州XXX机关委员会委员。
(休会10分钟)
第八项议程：宣布选举结果。
第九项议程：党工委书记XX作重要讲话。
篇3：年终工作会议流程
一、时间
20xx年10月30日上午10:00-11:30
二、地 点:郑州国际会展中心201会议室
三、议 程:主持人：郑州市会展工作管理办公室副主任 王亚平
第一项：郑州市会展工作管理办公室主任陈彦讲话
第二项：会展高校代表发言(7家)
河南财经政法大学旅游与会展学院副院长吕连琴发言；
河南财税高等专科学校工商管理系主任陈爱国发言；
河南职业技术学院环境艺术工程系办公室主任郝彦杰发言；
河南商业高等专科学校文化传播系主任李国英发言；
河南牧业高等专科学校外语系；
河南牧业高等专科学校旅游管理系主任徐新林发言；
郑州旅游职业学院会展策划专业教研室主任孙凌云发言。
第三项：郑州市会展企业发言(7家)
郑州国际会展有限责任公司董事、副总经理揭开宇发言；
中原国际博览中心(待定)；
郑州欧亚国际展览有限公司董事长王树民发言。
郑州好博展览公司办公室主任李永立发言；
郑州宏达会展有限公司总经理周孝文发言；
千秋展览策划有限公司总经理闫玉强发言；
郑州金成文化传播有限公司 发言(待定)。
篇4：工作会议的流程
工作会议的流程
会议团体由于其人数众多同时消费，消费额较大，一般包含住房、餐饮、会议、娱乐等一系列综合消费，能有效的带动酒店整体经营项目，因为参加的人员身份较高或者会议议题重要，社会影响较大，能够有效地提高酒店的声誉。因而，会议是许多酒店的重要销售内容之一，甚至有些酒店以“会议中心”命名，以会议作为酒店的品牌。
但是，会议团往往因为其规格较高，客人要求严格甚至苛刻，牵涉的部门多，会务细节繁杂，一旦某一个细小的环节出现失误，会影响到整个会议成功与否。所以，需要我们酒店服务人员在工作时格外地一丝不苟，认真对待。对我们销售部的员工而言，招徕业务是我们的天职，其重要性更不必多提。会议团的基本工作流程如下：
一、信息搜集
1.寻找机会。通过各种渠道，如销售访问、客人查询、中介机构、朋友介绍等探听各种会议信息。
2.紧密跟踪。得到会议信息后，立即与对方联系，了解详情，介绍酒店，对电话查询，要在交谈中尽量多了解会议情况，主动介绍酒店设施和一般对外报价，对书面询问价，要在24小时内回复。
3.建立联系。设身于客户的位置，显得处处为客人着想，赢得客人信任与好感讲清自己的名字、电话、传真、呼机号码，方便客人联系。
4.知已知彼。了解活动的日期、时间、人数、国籍、会议性质、房数、房类、会议室摆设、视听设备、餐饮、娱乐、交通、旅游、礼仪、特殊要求等。探听竞争对手的情况，旁敲侧击客人与哪些酒店联系过，报价情况及客人倾向。
二、销售谈判
1.资料充分。预先准备客人需要的`各种资料，如酒店介绍、地图、房间介绍、会议室名称、价格、面积、标价、会议套餐、菜单、各营业部门经营项目、营业时间等，熟记于心，遇有问询脱口而出，显得经验丰富、沉稳可靠。
2.适当报价。根据会议的需要，安排适当场地，同时兼顾公司会议预算，实力，参考对酒店支持多少，予以适当优惠。形式要符合五星级规范，书面打印，严禁随意手写。
3.摆脱折扣困扰。这是销售中经常遇到的难题，客人常常以竞争对手的低价来压价，以消费总额高要求更多优惠，甚至以取消活动来要挟，遇到这种情况，不能显得厌烦，也不能动辄以权限范围为借口，将问题推给部门经理，而应有相应对策回答客人。
1)引导客人关心产品的价值而不是价格
例如：本酒店客房新、面积大、风景好、设施新，而某酒店开业近十年，未装修过，房间状况相差很大。
2)向客人说明本酒店的独到之处
例如：本酒店面临大海(或花园、湖景等等)，环境优美，还有本市最好的夜总会和桑拿中心。
3)把讨论引向深入，使价格不再是问题的焦点
例如：爱立信在珠海只住本酒店，为的是选择最佳酒店，树立公司形象，您摩托罗拉公司当然要超过它了。
4)从客户的立场出发
例如：您的客人都是国内客人，吃中式可能会比较习惯，不如把自助午餐改成中式午餐，价格还可以从原来的RMB98降低到RMB80每位，您看怎么样?
5)坚持让酒店赢利
例如：我们这次为您提供的Meeting Package已经是我们最优惠的底价了，不可以再降低了，非常抱歉，希望您能够理解。
6)判断客户是利用假象压价还是实情
例如：客户说：“皇冠假日酒店报给我们的房价才干RMB350，你们酒店还要RMB450，太贵了。你们必须要低于RMB350，否则我们就把会议不放在你们酒店开了。分析：在目前的市场状况下，皇冠假日酒店不太可能报RMB350，因为低于它的平均房价和市场的平均房价太多，客人说的不一定真实，如果信以为真就被客人利用了。反过来，如果它真的报这么低的价格，那我们也没有必要在价格上与它再压价。就这一个会议团而言，与其过分和它压价，不如挖掘其它更好的、价格更高的客源。
7)说明酒店优惠政策，让客人得到优惠
您这次会议共12人，但预算又这么紧张。这样，与其会议室租金、茶点、早餐、午餐分开计算，不如用我们最优惠的会议套餐，您看呢?
4.考虑到意外事件。例如，如果会议团房间较多时，须提前一周提供客人名单;如有数量变更，至少提前通知(如提前一天)，且不得超过某一正常比例(如5%)，要设立最低保证的房间数量。
如果是露天烧烤晚餐，除了确认正常的餐饮安排外，还要考虑到天气因素，事先说明如果因为天气原因，用餐按照同样的标准改在室内进行自助餐。
5.提供超值服务如果：
提供的服务<客人预期
结果：不满意，投诉。
提供的服务=客人预期
结果：感觉一般。
提供的服务>客人预期
结果：满意，赞赏。
结论：在必要的情况下，提供酒店原本不提供的服务，扩大酒店服务的内涵和外延，会使客人感觉物超所值，感到我们的工作无愧于五星级标准。
三、签订合约/确认书
1.确认细节。谈判中涉及的事项安排(例如日期、时间、人数、保证人数、地点、客房、餐饮、会议、娱乐、交通、旅游、价格、授权签单人、结帐方式等等)，必须与客人逐一确认。
2.签署合约。准备会议协议书，明确双方达成的共识，由公司授权人签署。
四、发会议通知单(Issue Conference/Event Order)
注明公司、活动名称、日期、人数、联系人等，将详细的安排一书面的形式，通知各相关部门，并需要签收。
前厅部订房部：房数、房类、日期、名单、果篮(有些酒店的订房部属于市场销售部)。
接待处：欢迎信、餐券。
礼宾部：接送、行李。
大堂副理：贵宾接待、延迟退房。
餐饮部宴会部：会议厅、时间、摆设、设备、茶点、留座卡。
餐厅：日期、保证人数、摆台、菜单、服务费、酒水。
娱乐：时间、人数、地点、收费(有些酒店单独设立娱乐部)。
财务部项目：各收费项目、价格。
结帐：付款方式、时间、签单人员及签名式样。
工程部：视听设备的安装、调试、悬挂欢迎横幅、酒店设备的正常运行。
保安部：泊车、预留车位、维持秩序。
销售公关部美工：横幅/指示牌之内容、放置地点、日期。
公关：迎送、安排传媒采访、新闻稿。
客房部入住时：房间打扫。
结帐时：检查房间、酒水。
五、会前沟通会
对于重要或复杂的会议，为了加强各部的沟通效率，增进对会议安排的理解，酒店必须在发放“会议通知单”后、客人抵达前，提前召开酒店内部的“会前沟通会”。沟通会由销售部主持，讲解会议团需要注意的方方面面，相关各部门的部门经理或执行主管参加。如果会议的组织者已经提前抵达酒店，可以邀请一起参加此沟通会，介绍组织者给酒店各部门经理/主管认识，显示酒店对他们的尊重和重视。
六、会议期间的跟进与协调
1.落实安排：在客人抵店前与各部确认各项安排是否落实。
2.大堂迎接：客人抵店必须在大堂迎接客人，事先通知大堂副理，接待处、行李部。作好必要准备，致谢客户负责人，询问变更，留下名片，方便联络。检查现场：会议期间或茶歇时间，检查各部服务情况，询问客人是否存在不妥。
4.投诉与补救：如遇客人投诉，应表歉意，通知相关部门，立即改进。如有困难，立即向销售部经理汇报，请示，重要变更须书面通知各部门。
5.结帐：通知收银提前准备帐单，提醒其应准确无误。在客人付款时陪同客人，在客人需要时向客人解释帐单的内容，听取客人的意见和建议。
6.送别：陪同酒店领导或部门经理在酒店门口送别客人，赠送酒店纪念品，致以感谢，欢迎客人再次光临，送至客人上车，目送客人远去。
7.感谢：致电或传真给客人或者客人的公司领导，表示感谢，希望长期合作，欢迎再次光临。
七、工作总结
书面总结客人在整个会议接待过程中的意见和建议，客观地指出酒店在接待过程中存在的不足之处和值得改进的地方，交由市场营销部总监/经理审阅并签批后，发往各相关部门。
以上的会议工作程序，销售部员工要仔细阅读、认真领会，最重要的是要理论联系实际，在工作中举一反三，灵活运用，以实际行动促进酒店会议市场的销售和接待工作。
篇5：文秘电话转接流程
当接待员接到一个外线电话时，应该遵循以下流程：
1.使用以下语句
“您好，这里是XX(单位名称)，”“您好，XXXXX(单位名称)”。
2.不同的来电者可能会要求转接到某些人
任何找管理者或领导的电话必须首先转到相关的秘书或助理那里。这样可以保证管理者或领导们不被无关紧要的电话打扰。
3.如果来电者要求转接某个职位的人
如“请找接待员们的人力资源总监听电话好吗?”“接待员帮接待员转到他办公室。”然后，接待员试着将电话转到相关的秘书哪里。
4.如果来电者说出要找的人的名字
如：出现来电者说出要找的人的名字——接待员必须回答：“请稍等，接待员帮接待员转到他的办公室。”然后，试图将电话转给相关秘书。
如果秘书的电话占线或找不到秘书——接待员必须回答：“对不起，XX先生电话正占线，您要等一下吗?”
如果对方回答“是”，请保留来电者的电话不挂段，但等到快一分钟时，接待员必须跟来电者确认是否还要继续等候。接待员必须说“XX先生的电话还在占线，您还要等侯吗?”如果回答“否”，接待员必须说：“请问您有什么事接待员可以转告吗?”
5.如果接待员知道相关的人员现在不在办公室
如接待员知道相关的人员现在不在办公室——接待员必须说：“对不起，XX先生暂时不在办公室，请问有什么事情接待员可以转告吗?”或者说“对不起，XX先生去出差了，请问有什么事情可以转告吗?”千万不要在不了解对方的动机、目的是什么时，随便传话，更不要在未授权的情况下说出指定受话人的行踪或将受话人的手机号码或家庭电话号码告诉来电者。
6.如果来电者不希望和具体某个人或者不确定和谁通话时
如来电者不希望和具体某个人或者不确定和谁通话时，接待员必须说“有什么可以帮到您的吗?”通过与他的对话了解来电者的目的。如果是投诉电话，接待员应该仔细聆听后，帮他们找到可以帮助的人，但不能将电话直接转到公司领导那里。如果是一般性的推销电话，接待员必须说：“对不起，XX先生外出香港了，他的秘书暂时联系不上，您需要接待员转达什么信息吗?”
7.如果来电者拨错了号码时
如来电者拨错了号码接待员必须说“对不起，您是不是打错了呢?这里是XX”。如果有必要接待员还可以告诉来电者“这里的号码是XXXXXXX”。
8.如果一次通话占用了较长时间又有其他电话进来时
如果一次通话占用了较长时间又有其他电话进来时接待员必须说：“对不起先生，您能稍等一会，让接待员接听另外一个电话吗?”
9.在转接电话的时候
如果接待员知道的话，告诉领导或秘书来电者的姓名。
篇6：工作会议主持稿文秘写作
同志们：
经街道研究决定，今天召开全街道食品安全工作会议，主要是贯彻落实上级会议精神，下发相关文件，对街道食品安全整治摸底调查工作进行安排部署，确保整治工作扎实有效的开展。
参加今天会议的有：街道联系管理区的两委成员、各管理区书记，各村支部书记、村主任。今天会议的议程有三项：一是由街道宣统委员刘景彬同志传达《……。。实施方案》，二是管理区、村代表与街道签订《责任书》;三是街道党工委副书记、办事处主任张其伟同志讲话。
今天的会议内容非常重要，为了保证会议的质量和效果，希望大家遵守好会场纪律，保持好会场秩序，关闭手机，不要在会场吸烟，严禁中途退场。下面正式开会。
会议进行第一项：请刘主任传达《进一步加强食品安全专项整治活动实施方案》;
……………
会议进行第二项：签订责任书。
请……。管理区责任人上台签订责任书;
请……。管理区责任人上台签订责任书;
请……。村责任人上台签订责任书;
请……。促责任人上台签订责任书。
会后，请各管理区、村分别与办事处签订责任书。
会议进行第三项：请张主任讲话。
刚才，我们传达学习了《……。的实施方案》，与管理区、村代表签订了《责任书》，张主任就食品安全工作做了重要讲话，张主任的讲话很严肃，很有指导性。会后，各单位要采取切实可行的措施加以贯彻落实。下面，就今天会议的贯彻提三点要求：
(一)强化领导，落实责任。街道食品安全专项整治工作领导小组要落实食品安全专项整治责任制，明确工作目标、责任分工、主要任务和措施、工作步骤和时间，并分别与各管理区、村签订《责任书》，严格实行责任追究制，做到一级抓一级，层层抓落实。各村居要狠抓薄弱环节，强化对农村低消费群众聚居点食品生产秩序、市场流通秩序的监管，严禁业主为无证、无照非法生产加工食品窝点提供加工场所等便利条件，严厉打击地下窝点，坚决取缔无证经营。领导小组要定期召开调度会，及时通报检查情况，督促落实整治措施，为专项整治工作的开展提供了有力的保障。
(二)建立体系，完善机制。食品安全整治摸底调查工作涉及多个部门，在明确各部门的职责分工的同时，要加强沟通协作，及时通报信息、提供线索。建立协调机制，整合执法力量，推进综合执法、联合执法，形成了统一、协调、、高效的食品安全监管机制。在建立食品安全监管长效机制方面，要大力推进食品信用体系建设。建立健全食品企业生产经营档案和安全监管信用档案，加大宣传力度，积极3
开展企业负责人培训，提高生产经营人员的安全意识和法律意识，强化他们的责任意识和信用意识。建立食品安全信息报送制度、预警机制，提高了综合监管的针对性和目的性，努力实现食品安全综合监管的制度化、规范化、科学化。
(三)扎实开展，力求实效。各管理区、村居要组织协管员开展食品安全情况调查，全面摸清街道食品市场情况，认真填写《食品安全整治摸底调查表》和《非食品生产经营单位摸底调查表》，找准存在的突出问题，研究制定工作措施。重点抓好源头治理、生产加工环节、流通环节、餐钦消费环节的食品安全监管，要特别加强地沟油的专项整治，进一步规范餐厨废弃物收集、运输和处理，从源头解决地沟油问题，主要以学校食堂、酒店、小商店、小餐馆、小作坊为专项整治排查的重点，对学校、企业内部食堂餐厅及周围卖副食的小卖部进行全面检查，深入一线，真查严防，切实强化基层基础工作，形成纵到底、横到边的监管网络，确保万无一失。同时，提高食品生产、经营业主的食品专业知识和食品安全意识，加强广大人民群众的食品安全意识和防范意识，使整治活动得到扎实有效的开展。
同志们，食品安全工作责任重大，任务艰巨，是一项长期的、复杂的社会化系统工程。我们要以保障人民群众食品安全为己任，加强领导、明确责任、与时俱进、真抓实干，确保人民群众饮食消费安全，确保整治工作取得实效。
会议到此结束，散会!
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