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篇1：浅谈信息化视角下的高校档案管理
浅谈信息化视角下的高校档案管理
本文分析了高校档案管理中存在的.问题,根据信息化社会对高校档案管理的新要求,提出了高校档案管理信息化的应对策略.
作 者：王峰 作者单位：淮阴工学院 刊 名：法制与社会 英文刊名：LEGAL SYSTEM AND SOCIETY 年，卷(期)：2009 “”(5) 分类号：G27 关键词：高校 档案管理 信息化篇2：高校档案管理信息化初探管理论文
高校档案管理信息化初探管理论文
摘要：随着计算机技术和网络技术在档案管理中的应用日趋广泛，高校档案工作面临前所未有的挑战和发展机遇。高校档案信息化是高校档案管理的必然趋势。当前高校档案管理信息化建设中仍存在诸如基础设施配备不到位、档案信息化专业人才严重缺乏等问题，需要采取相应的对策。
关键词：高校档案；信息化；问题；对策
高校档案管理信息化是高校信息资源现代化的基础和重要组成部分。随着计算机和信息技术的发展和广泛应用，高校档案管理信息化的时机也日趋成熟。但是，当前高校档案管理信息化建设过程中仍存在诸多问题，需要及早采取相应对策加以解决。
1高校档案信息化是高校档案管理的必然趋势
1）档案信息数字化、网络化是时代发展的要求。实践表明，数字化档案信息能够让任何一位档案使用者不受时间、空间的限制，在任何地点、时间只需有一台联网的电脑，就可以进入档案管理系统查阅所需要的档案信息。高校档案信息数字化、网络化不仅是提高档案利用率非常有效的手段，而且还能提高档案的管理效率。
2）高校档案信息化是高校管理现代化的必然要求。高校档案部门为了提高工作效率，节省人力物力，普遍使用计算机管理档案，这样就形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，并通过光盘、磁盘存储，不再是纸质载体储存，这样一个高校档案馆几十年、甚至上百年的全部馆藏信息，通过数字化的手段，存储在电脑里，任何个人和机构都能很方便地进行查阅。高校档案信息化、网络化管理是高校档案工作发展的必由之路，是高校管理现代化的必然要求。
2当前高校档案管理信息化建设中存在的主要问题
1）基础设施配备不到位。信息化建设所需的硬件设备和专业软件是档案管理信息化建设的前提与基础。不具备应有的条件，只能是纸上谈兵。高校档案机构没有生产和接受电子文件的工具和网络，也就根本无法实现档案管理的信息化。硬件设备主要是计算机、扫描仪交换机、网路设备，软件方面主要包括档案信息处理系统、档案信息数据库以及相关软件和程序等。笔者调查发现，我国多数高校档案馆不仅缺乏档案管理信息化的必要硬件设备，而且也缺乏相应的配套的软件。很多高校档案管理人员对档案信息化存在误区，认为仅仅是摆设几台电脑就算是具备了基本条件，认为这样就可以算是信息化了。
2）馆藏档案信息数字化步伐进展缓慢。把馆藏的纸质档案变为数字化的档案是当前所有高校档案信息化建设的一项基础工作。大家知道，对日常教学、科研和行政管理工作中直接生成的电子文件全文数据库的接收和管理比较容易，但是如果把高校几十年形成的全部的纸质档案进行数字化，使其成为光盘、磁盘存储的信息，建立起一套档案全文数据库，就是一件非常困难的事情了，需要大量的人力物力。目前，各个高校在这方面工作进展缓慢，投入不够。
3）档案管理信息化系统没有统一的标准。要实现高校档案信息资源的共享，必须制定档案管理信息化的标准，这个标准不是单一某个方面的，而是一个标准体系，既要有高校档案管理网站信息系统设计和管理软件的应用标准，也要有纸质档案的数字化标准，还要有电子文件的接收、管理标准，此外，高校档案数据库与地方档案馆数据资源库互联的工作标准等也需要统一。目前，国家至今没有统一的发展规划和标准，各高校档案馆各自为政，档案管理信息化发展存在着很大盲目性。这种状况如果长期持续下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患，严重阻碍档案管理信息化的进程。
4）严重缺乏档案信息化专业人才。当前，各高校档案管理人员中普遍缺乏档案专业和信息技术专业的人才。就目前各个高校档案人员的实际情况来看，真正的全日制专科或本科学校档案专业和信息技术专业毕业的人很少，既熟悉档案业务，又精通现代信息技术的人员更是凤毛麟角。现在的档案管理人员要么是转行做档案管理工作，要么是兼职做档案管理工作，导致高校档案人员普遍缺乏非常系统的档案和信息技术专业理论知识和基本技能。档案管理人员队伍中专业人才不足，是制约档案管理信息化的主要因素之一。
3高校档案管理信息化的对策当前加快高校档案信息化建设，应主要做好以下几个方面的工作：
1）强化对高校档案管理信息化重要性的认识。领导要带头学习有关档案管理的法律法规，学习上级档案管理部门对档案管理信息化的文件要求，组织全体档案管理人员开展档案管理信息化大讨论，结合工作实际，进行专题研究，理清发展思路，不断提高档案管理人员对档案管理信息化工作重要性的认识。
2）加强硬件和数据库建设。档案信息化首先要从相关硬件和数据库建设做起。物质条件是高校档案信息化的`基础和前提。高校档案馆为了早日实现管理信息化，首先要加强相关硬件建设，从实际出发，在充分利用现有设备的基础上，适当购置适合的先进设备。购置时要充分发挥专家的作用，听取专家的意见。既保证设备的先进性，又避免不必要的浪费。
3）充分利用网络技术，建立档案管理信息化运行机制。
毋庸置疑，档案的真正价值在于利用，档案信息化管理的实现将为档案信息的充分利用提供条件。我们要努力实现档案资料以及档案信息收集整理、查询和检索自动化。当今世界是知识爆炸的时代，网路技术发展很快，档案管理工作应充分利用现在已经成熟的网络技术，不断提高档案管理信息化水平，使高校的档案更好地服务于教学、科研和各项管理工作。档案管理人员在日常工作中应注意加强与各单位的协调，经常到有关单位和部门宣传档案信息化的知识，鼓励各单位以电子文件的形式按规定格式、程序和要求上报有关档案资料，以加强电子档案的管理和建设。高校档案馆的工作不是独立的，档案信息化的实现依赖于方方面面的配合，教学、科研、行政管理、组织、宣传等各项工作形成的资料，要及时以数字化的手段收集、加工、整理、传送和接收以及储存。这些工作的顺利开展，需要建立一个有效的档案管理信息化运行机制。主要领导牵头，相关部门紧密配合，才能把这项工作做好。
4）加快档案管理信息化专业人才的引进、培养，加强在职档案管理人员的业务培训。人是第一生产力，是实现档案管理信息化的决定性因素。高校档案管理人员的知识水平、业务能力和政治素质决定着档案管理信息化的水平。高校档案管理信息化建设需要一批事业心强、具备相关知识、精通业务的复合型人才。解决人才奇缺的途径主要有两个：一是通过人事部门从外部引进；二是通过在职学习、脱产培训和外出进修等各种方式由高校自己培养。各高校可结合自己的实际情况，制定相应的政策，通过多种手段，发挥经济杠杆的作用，充分调动档案管理人员的工作和学习的积极性、主动性，使他们的知识结构及业务能力尽快适应高校档案管理信息化的需要。同时，也要注重档案管理人员政治素质的培养。
篇3：浅谈信息化背景下加强高校教学档案管理的几点思考论文
浅谈信息化背景下加强高校教学档案管理的几点思考论文
论文关键词信息化 高校 教学档案
论文摘要文章解释了高校教学档案的涵义，并从理顺校院二级管理体系构建科学管理规章和管理体系、明晰新形势下教学档案的归档范围、提高档案工作意识、加快推进数字化建设实现信息整合和共享、提高管理人员职业素质五个方面提出了信息化背景下高校加强教学档案管理的措施。
教学档案是高校在一系列教学活动中形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图表、实物、声像等不同载体形式的原始记录，是高校履行人才培养、科学研究、社会服务功能和开展各项活动的最直接记录，是教学工作成果的重要载体，能全方位反映高校的实际办学实力和水平。教学档案的收集、整理、保存和利用也是教学管理工作的重要组成部分。随着高等教育和信息化技术的发展，传统档案管理方式已不能满足信息化时代的要求,高校应该结合教学管理的变化和档案工作的特点，加快推进教学档案的管理工作改革，提高档案工作质量。
一、理顺校院二级管理体系，构建科学的管理规章和管理体系
信息化背景下，高校的教学档案管理工作无论是管理内容还是服务手段、方式、途径等都在发生深刻的变化，都高校应该根据《档案法》和《高校档案管理办法》，结合本校的管理需要和实际情况，积极实施的二级管理,科学制定档案管理的规范以及相关制度，加强业务指导。
随着高等教育的扩招，目前很多高校都实施了二级管理。二级管理环境下高校档案馆要进一步加强统一的业务指导，进一步理顺档案管理部门与教务处等主管部门在教学档案管理各环节中的关系与职责，建立以校档案馆为主体、教务处研究生处等各主管部门配合的高校教学档案资源建设监督管理体制，变教学档案的“多头管理、分散保管”为校档案馆引导下的“集中统一”管理，最大限度地优化配置档案资源。
随着高等教育管理的规范，产生了大量数字化档案。在数字化背景下，教学档案管理工作的规范和标准尤为重要。特别是一些网站建设和管理标准、档案管理软件设计标准、数据库录入规范、纸质档案的数字化标准等，使档案工作有章可循，有规可依，从而实现对教学档案工作各个环节的有效管理。
随着高校管理改革，高校的教学档案管理也要加强制度建设，建章立制，规范管理。要把教学档案管理工作的所有涉及的环节和人都列入受控对象，特别要保障数字化档案管理中的信息数据的真实性、完整性、机密性、安全性、稳定性、可靠性。采取物理隔离和逻辑隔离等多种安全防范手段，积极对“病毒”和“”威胁，确保档案的`保密和安全。
二、明晰新形势下教学档案的归档范围
教学工作的复杂性必然决定了教学档案的复杂性。教学档案不同与其他类型的档案，它具有很强的专业性、多样性、系统性、连续性、分散性等特点。这是由于教学管理和教学活动是一种很复杂且重复的实践活动，其产生于并作用于教学实践和教学管理活动的各个环节之中。
通常情况下高校的教学档案至少要收录上级主管部门及本校下（发）的有关文件、各学院年度工作及总结、各类教学基本如教学大纲、课程简介、课程表；教师授课相关的授课计划、教学任务分配；教学运行相关的专业建设、教研教改、实验实践教学、各类考试、成绩及成绩分析、学籍处理、学位授予、各项教学赛事、各种教学会议、各种统计报表、各类评价和教学评估等。
三、借助网络等媒体，提高档案工作意识
档案意识,是指人们对档案和档案工作这一客观事物的主观映象，是人们对档案的性质和价值的认识,对档案工作的性质、地位和作用的认识[3]。
相对于排课、考试等岗位在教学运行中的“硬管理”不同，高校中很多教学管理人员包括很多领导把档案工作视为“软任务”，认为档案工作不过是“存存放放”的工作而已。 要树立全员档案意识，全校师生员工要充分认识教学档案管理的重要性和必要性。档案意识更是一种质量意识，重视教学档案工作也是重视教学工作的具体体现。
四、加快推进教学档案数字化建设，实现信息整合和共享
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的教学档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化形式进行存储，以网络化的形式互相连接，并利用计算机系统进行管理，基于互联网进行联机检索和阅读，实现资源共享[4]。
数字化教学档案建立起来以后，可以便捷实现文字、声音、影像等多种媒体信息的存储和传递，并且信息存储容量大，用户通过数据库、检索软件等技术，借助某些关键词，便捷实现检索浏览，大大方便了用户检索，提高了检索效率，可以足不出户地远程访问档案材料,网上下载档案信息,或远距离、高速度的传输，真正实现了信息资源的共享，大大提高教学档案的利用率。
五、提高管理人员职业素质
信息化背景下，教学档案管理人员除了要有很强的档案意识和高度的责任心，还要有一定的档案知识和处理技能，要有基本的档案价值判断能力。要加强教学档案管理人员的职业素质培养，提供条件让教学档案管理人员有机会去参加各种业务培训,学习掌握档案专业理论与知识,档案工作的方针、政策、标准、办法，学习计算机使用技能。
教学工作是高校的中心工作，教学档案的收集、整理、保存和利用是教学管理工作的重要组成部分。高校要研究教学档案管理创新工作，提高档案管理的信息化程度，提高教学档案管理的科学性和规范性，更好地为提高高校教育教学质量服务。
参考文献：
[1]王英玮．专门档案管理［M］.北京：中国人民大学出版社，2004.
[2]孙碧平．谈高校教学档案的价值体现［J］.兰台世界，2008（4）：31-32.
[3]尹美京．档案意识与档案工作的关系之我见［J］.档案学通讯，2008（3）：83.
[4]张照余.档案信息网络化建设[M].中国档案出版社.2001:94-99
篇4：内控视角下高校财务管理探讨
近年来，高等教育不断发展变革，众多高等学校早已摆脱一味依托国家资金补贴寻发展的形式，开始逐步进入更加自主、更多渠道的办学体系。此外，在高等學府权力、自由度不断增大的当今社会，内部财务管理体系发挥着越来越重要的作用。因此，不断优化当今财务管理体系已经成为促进高校未来稳定发展的重要环节，但大多数高等学校在财务管理体系上仍旧存在很多漏洞和不足之处。本文从高校存在的问题出发，进行深入分析和探讨，并为完善高校财务管理体系提出相关建议，从而为高等学校早日形成一个完善、全面的财务管理新体系提供一些新思路。
0 引 言
众所周知，内部控制在高校财务管理中具有重要的意义，能够在一些层面上反映出不同高校财务水平的差异。财务管理是高校管理的重要内容，对优化高校资源配置、合理开展高校教学等活动有着积极的促进作用，科学的财务管理能够对高校资金、资产进行有效配置和管理。但是，在很多高等学校中，很多财务管理人员的专业素质并不能满足相应要求，在工作过程中不能很好地处理相关财务问题，且存在部分挪用高校资金等低素质行为，这些都是造成高校人才流失、声誉败坏的一个重要原因。如何在当今高校内部视角下完善财务管理体系，形成一个较为完善的新体系，已经成为高校未来发展中急需解决的难题。
1 高校财务内控的概念
通过查阅相关文献和规章制度后可以发现，高等学校的内部财务控制应当始终覆盖所有高校活动，并让所有单位、人员参与其中，从而使当下高校的每一笔资金都有透明行踪。高等学校要建立一个具有责任制度或者准则的全新财务管理体系，从而在处理相关财务问题时可以更加规范和科学，进而对高校资金流入与流出进行有效监管。此外，高等学校还应有效记录各个单位的仪器采购、维修、更换等收支情况，从而令每一笔支出都有证可寻。同时，高校的领导阶层还应对财务管理加强控制与监督，从而更好地保证高校稳定运转，进而提高自身的综合竞争力。
篇5：内控视角下高校财务管理探讨
2.1 高校财务内控方面的制度不够详尽
从高校的发展情况来看，很多高校领导以及相应的内部控制管理部门对财务方面的认知存在很大问题，导致很多高校仅把内控停留在会计部门，虽然对相应的财务数据具有较为可靠的`来源和去向，但是却在实际运转过程中忽略了管理控制，进而即使产生了一些不规范的财务行为也不能进行及时纠正和处理。此外，众多高校在财务管理的内部管理制度方面存在较多纰漏，很多规范过于笼统没有实际可行性，从而不利于监管财务管理行为。
2.2 缺少财务风险评判方案
近年来，众多高校都制订了扩招计划，在这样的背景下，很多学校开始负债完成基础建设，并希望用这种方式弥补目前相对短缺的教学需求，给高校办学造成了更大压力和风险。然而，这种风险并没有引起管理者的重视，这也是在当今高校体系中被轻视甚至忽视的财务风险问题。没有完善的高校财务风险评估方案，缺乏正确的风险评估与考察，给高校未来发展带来了很多风险隐患。
2.3 高校内部的财务监管职能偏低
高校内部财务监管是资金管理的一个重要组成部分。然而，在高校的内部财务管理体系中，内部审计部门很难发挥应有的作用，具体原因如下。首先，许多高校没有单独的内部管理部门，大多依附于其他部门，从而在具体的工作中很难发挥作用，进而会增加工作难度。其次，在诸多高校内部审计部门中，相关人员的自身工作能力有限，存在综合素质不高的情况，从而不利于开展财务审计工作。最后，很多高校在内部审计上存在工作盲区，例如常规方面的审计工作较为普遍，而具体某一单一领域的审计非常稀少等。
2.4 财务管理的相关监管方面存在问题
通过调查可以发现，高校内部审计的真正内含是对内部财务体系进行双重控制。然而，在实际开展过程中，很多高校并不重视财务管理重要环节的监管工作。重要环节主要包括以下几个方面：第一，对相应预算业务的相对控制方面;第二，对高校收支业务的相应掌控;第三，对货币资金进行适当、可靠的控制。然而在具体落实工作方面，高校在这3个方面普遍存在很多问题，例如，在预算方面，高校预算前缺少有效的预算分析，进而导致过度预算给学校发展造成隐患;在学校收支上没有一个透明、规范的收费指标，为一些人以公谋私、私用公款创造了条件;对货币资金的控制力度较弱，不能满足实际财务需要。
篇6：内控视角下高校财务管理探讨
3.1 完善内控方面的规章制度
高校要想不断提升财务管理水平，就应当从制度出发，不断进行完善与优化，从而为高校发展营造一个更加健康、良好的财务内控环境。第一，有意识地增强相应管理人员以及领导者在财务方面的内控意识，并不断改进原有的传统观念，进而为完善内部管理体系做好准备。第二，高等学校还应不断优化相关财务策略，从而保证高校中的每一笔收支都有明确记录。第三，高校应设立一个类似总会计师的职位，进而帮助学校领导更好地筹划全校经济方面的组织与处理工作，从而在实际工作中提升学校的财务处理能力。
3.2 完善财务风险评估体系
一项好的风险评估体系能够在学校进行某一重大举措前进行可靠评估，从而推动学校稳定发展。从目前的风险评估进展来看，高校的财务风险评估应该从组织以及业务两个方面双管齐下，进而更好地识别风险、规避风险。组织层面上的风险识别主要依据高校对自身内部相关问题的了解情况，查看具体的制度落实情况以及相应机制建设是否可能造成危险等;业务风险识则是针对高校财务的内部控制进行较为可行的风险判断。在具体落实工作的过程中要注意以下几方面内容：首先，进行有效的预算控制，进而在具体情况下考核实际预算是否可行、是否同实际办学需要相符合;其次，开展收支监控工作，使高校每一笔资金流入和流出都有据可循，从而在公众监督下实现更加合理的收支工作;最后，有效控制相关资金，对于那些与办学实际不相符的岗位是否已经分开、资金审批与核算流程是否可行和完善进行判断等。 3.3 增强财务在重要环节的内部把控
把控财务工作的重要环节对企业具有重要的影响，对于开展财务工作也有重要的作用。第一，做好预算工作。高校应在具体资金编报方面进行统一部署和编辑，使整个预算的规划程序更加规范化、明确化，从而提高实际工作的效率。第二，利用现代科学，对相关预算进行详细处理，从而提升整体预算编制质量。第三，依据批复后的预算，再次分解各个预算指标，落实各个预算，从而规范整个预算流程。第四，加大收支业务的监管力度，严格处理私分收入的相应人员，按时在学校内外公布相应标准，从而达到学校资金透明化。
3.4 落實财务管理制度，注意细节
完善政策和制度并不代表整个财务管理完美收官，只有具体落实实际的政策与制度才能保证高校财务管理新体系更富有活力。因此，高等学校应在自身内部财务控制制度层面对相应细节加大监管力度，并依据实际工作中的相关问题及时发现制度的不足之处，进而保障财务管理新制度能够更加符合自身发展需要，在高校财务管理方面发挥更加积极的作用。
4 结 语
在我国教育体系不断发展与变革的同时，财务管理问题层出不穷，高校财务管理作为维持高校经济稳定的重要载体，对实现高校可持续发展具有十分重要的作用。良好的财务管理工作能力以及有效处理高校发展过程中的具体问题都是当今高校良性发展以及创造更多经济增长的有机组成部分。因此，在建设过程中，高校必须重视完善财务管理体系。
浅谈信息化视角下的高校档案管理（整理6篇）
